Caso de éxito: implementación de un sistema unificado que integra ERP, Shopify, VTEX, Homecenter y Falabella para eliminar procesos manuales y optimizar la operación de una empresa de retail en Colombia. Heaven Hub diseñó SUVGA, una solución escalable que automatiza pedidos, reduce errores y mejora la productividad con IA.
Heaven Hub
24 may 2025
El Diagnóstico: Un Sistema que Ya No Daba Más
Una empresa mediana de Colombia, dedicada a la venta de colchones, enfrentaba un problema crítico: su crecimiento estaba frenado por procesos manuales y un ERP on-premise limitado. Aunque tenían demanda, canales digitales activos y tiendas físicas en expansión, la operación interna era el verdadero cuello de botella.
El reto no era de ventas.
El reto era de sistema.
Y la fricción estaba costándoles tiempo, dinero y oportunidades.
El Problema: Cuando la Operación No Escala
La empresa utilizaba un ERP con licencias limitadas y sin capacidad real de integración. Esto generaba tres bloqueos operativos graves:
a) Procesos manuales masivos
Las órdenes provenientes de Shopify y marketplaces como Olímpica (VTEX), Homecenter y Falabella llegaban a un Excel.
Luego, cuatro personas debían copiar pedido por pedido hacia el ERP.
Un trabajo repetitivo, propenso a errores y que consumía horas diarias del equipo.
b) Cero integración entre canales físicos y digitales
En las tiendas, los empleados tenían que turnarse las credenciales para ingresar al ERP.
No había traceabilidad real ni visibilidad del estado de los pedidos.
c) PQRS desbordadas
El equipo de atención recibía un volumen enorme de consultas, especialmente por seguimiento de pedidos. El proceso no daba abasto.
d) Propuestas SaaS que no encajaban con su realidad
Recibieron más de 10 propuestas, todas basadas en SaaS y licenciamiento mensual.
Pero la empresa no quería depender de herramientas externas ni asumir costos de suscripción crecientes.
Ellos querían control.
Querían una solución propia.
Querían tecnología que funcionara para su negocio, no más plataformas.
La Oportunidad: Diseñar un Sistema que Unifique la Operación
Con ese diagnóstico, creamos el SUVGA – Sistema Unificado de Ventas, Gestión y Atención, una infraestructura tecnológica diseñada para:
Integrar todos los canales (tiendas, ecommerce y marketplaces).
Automatizar procesos críticos que consumían horas.
Mejorar la experiencia del cliente.
Operar en servidores propios, sin dependencia de SaaS.
El objetivo no era hacer “otro software”.
Era crear un sistema vivo que eliminara fricciones y devolviera control a la empresa.
La Solución: SUVGA — Arquitectura Inteligente Basada en Microservicios
Conexión total de canales físicos y digitales
Se creó un panel unificado (Next.js) que permitía a las tiendas gestionar pedidos, inventarios y procesos sin licencias adicionales del ERP.
Integración automática de ecommerce + marketplaces
Los pedidos entraban desde Shopify, VTEX, Homecenter y Falabella directamente al sistema, sin pasar por Excel, sin manos humanas.
Automatización de atención con IA ligera
Implementamos un modelo basado en n8n y Chatwoot para:
responder preguntas frecuentes,
gestionar PQRS,
notificar actualizaciones,
reducir carga operativa del equipo.
Despliegue en servidores propios
Toda la infraestructura fue instalada en la nube privada de la empresa.
No dependían de licencias. No dependían de SaaS. No dependían de terceros.
Arquitectura escalable y modular
El SUVGA podía crecer sin romper la operación.
Ese era el verdadero valor.
Resultados: La Operación por Fin Fluyó
✔ Reducción drástica de trabajo manual
Decenas de horas semanales se eliminaron al automatizar la entrada de pedidos.
✔ Tiempos de respuesta más rápidos
El modelo de IA resolvía consultas repetitivas sin intervención humana.
✔ Menos fricción entre áreas
Ventas, tiendas, bodega, ecommerce y atención trabajaban sincronizados.
✔ Datos centralizados y confiables
La empresa dejó de depender de Excel para operar.
Ahora podía tomar decisiones reales basadas en información unificada.
Aprendizajes Estratégicos: Lo que Este Caso Reveló del Mercado B2B
Este proyecto dejó una reflexión que se repite en Latinoamérica:
“No todas las empresas medianas quieren SaaS.
Muchas quieren control, infraestructura propia y soluciones hechas a la medida.”
Las empresas ya no buscan plataformas genéricas.
Buscan soluciones específicas a sus dolores específicos.
Escuchar al negocio antes de proponer tecnología fue la clave del SUVGA.
Cierre del Caso
SUVGA no fue un software.
Fue un nuevo sistema operativo empresarial que transformó cómo esta compañía vende, gestiona y atiende a sus clientes.
Un ejemplo claro de la filosofía Heaven Hub:
Tecnología invisible. Resultados tangibles.
